1.11.2023

Tiedotteet

Tarjouspyyntö 2023: Talous- ja palkkahallinnon palvelut

Hankinnan kohde

Helsingin seudun pyöräilijät ry hankkii taloushallinnon palvelut, joihin sisältyy kirjanpito, vuosittainen tilinpäätös sekä palkkahallinto. Hankinnan kohteella on tarkoitus hallita noin 100 000 – 150 000 euron vuosibudjettia, noin 50 000 euron palvelumyyntiä sekä 2-10 henkilön palkanmaksua suomalaiseen pankkiin tai maksupalveluun. Lisäksi taloushallinnossa tulisi olla mahdollista hallita ostolaskuja sekä myyntilaskuja että tehdä lain edellyttämät viranomaisilmoitukset. Ostolaskujen määrä on noin 5-30 kpl / kk (noin 150 kpl / vuosi) ja myyntilaskujen määrä noin 0-4 kpl / kk (noin 10 kpl / vuosi). Tilitapahtumien määrä on noin 20-1000 kpl / kk (noin 1700 kpl / vuosi).

Helsingin seudun pyöräilijät ry etsii luotettavaa, eettistä, asiakaspalveluhenkistä ja hyvämaineista ja pitkäaikaista kumppania. Hankinnan kriteerit on kuvattu kappaleessa “Hankinnan kriteerit”.

Tilaaja

Helsingin seudun pyöräilijät ry
Y-tunnus: 2142111-1 
Käyntiosoite: Iso Roobertinkatu 3-5 A 22, 00120 Helsinki
Postiosoite: Iso Roobertinkatu 3-5 A 22, 00120 Helsinki
www.hepo.fi

Tilaaja on Työnantajarekisterissä ja Ennakkoperintärekisterissä. Tilaaja toimii Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön tarkoittamana Rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, jotka Tilaaja luovuttaa palveluntarjoajalle palvelusopimuksen mukaisten tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi. Tilaajan edustajina toimivat puheenjohtaja Timo Hast, varapuheenjohtaja Tuure Savuoja ja  toiminnanjohtaja Henni Ahvenlampi.

Helsingin seudun pyöräilijät ry on perustettu vuonna 1981 ajamaan pääkaupunkiseudun pyöräilijöiden etua sekä toimimaan turvallisen, sujuvan ja viihtyisän pyöräilyn puolesta. Hepo pyrkii vaikuttamaan lainsäädäntöön ja liikennesuunnitteluun niin paikallisella kuin valtakunnallisella tasolla. Puoluepoliittisesti Hepo on sitoutumaton.

Hepo on Suomen suurin ja vanhin edelleen toimiva pyöräilijöiden liikennepoliittinen paikallisyhdistys. Kuka tahansa pyörällä liikkuva tai pyöräilyn edistämistä kannattava henkilö tai yhteisö voi liittyä Hepon jäseneksi. Hepolla on nykyään noin 1500 jäsentä ympäri Suomea, joskin heistä valtaosa asuu pääkaupunkiseudulla. Hepo kuuluu perustajajäsenenä Suomen valtakunnalliseen pyöräjärjestöön, Pyöräliittoon. Lisäksi Hepo on myös Pyöräilykuntien verkoston ja Suomen Pyöräilynohjaajien jäsen.

Hankinnan kriteerit

Hankinnassa käytetään seuraavia valintakriteereitä.

• Palvelun vuosittainen hinta ja palvelun sisältö
• Palvelusopimuksessa voidaan sopia läpinäkyvästi ennakkoon kaikista suorista ja välillisistä kuluista ja palvelusopimuksessa on irtisanomisaika sekä palveluntarjoajan sitoutuminen tukea Tilaajaa taloushallinnon siirrossa uudelle palveluntarjoajalle.
• Kirjanpitopalvelu tuottaa Tilaajalle Suomen lain mukaisen kirjanpidon sekä tilinpäätöksen
• Palvelussa on sähköinen palkanlaskenta ja palkanmaksu tapahtuu sähköisesti suomalaiseen pankkiin tai maksupalveluun
• Palvelu on laadukas ja kustannustehokas sähköinen palkkahallinnon ja kirjanpidon palvelu, joissa on lainsäädännön edellyttämät tekniset yhteydet viranomaisten palveluihin ja joka on käytettävissä mistä tahansa, esimerkiksi Procountor tai NetVisor. Mikäli taloushallinnon palvelu mahdollistaa dokumenttien sähköisen allekirjoituksen, tämä katsotaan eduksi.
• Palveluntarjoajalla on antaa Tilaajan käyttöön kirjanpitäjä ja palkanlaskennan osaaja, joka on valmis lyhyeen kuukausittaiseen konsultaatioon auttaakseen Tilaajan henkilöstöä tai asioimaan Tilaajan puolesta viranomaisten kanssa. Kirjanpitäjä ja palkanlaskennan asiantuntija voi olla myös sama henkilö.
• Palvelusta on mahdollisuus saada kuukausittainen kirjanpitoon perustuva talousraportti yhdistyksen talouden tilasta ja talouden ennusteesta kalenterikuukauden 2. sunnuntaihin mennessä, jotta Tilaaja pystyy arvioimaan kirjanpidon arvoja ja talouden kehittymistä suhteessa tilinpäätökseen.
• Palveluntarjoajan palvelusopimusta voidaan käyttää hankinnan tekemiseksi edellyttäen, että se on Suomen lain ja Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön mukainen
• Henkilötiedot säilytetään kokonaisuudessaan Euroopan Unionin alueella eikä rajoja ylittäviä tiedonsiirtoja tehdä
• Palveluntarjoajan alihankkijat tuottavat sähköiset palvelunsa tietoturvallisesti ja  Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti
• Pyöräilystä positiivista mielikuvaa luovia tuotteita ja palveluja voidaan suosia hankinnassa, mikäli kokonaiskustannus ei ole merkittävästi kilpailevaa tuotetta/palvelua korkeampi.

Tarjouspyynnön jättäminen

Pyydämme ystävällisesti jättämään vastaukset tarjouspyyntöön 17.11.2023 mennessä sähköpostilla osoitteeseen info@hepo.fi. Vastaamme lisäkysymyksiin liukuvasti ja hankinnan tasapuolisuuden varmistamiseksi sellaiset vastaukset, jotka eivät aseta tarjoajan liikesalaisuutta vaaraan, julkaistaan kaikille tarjoajille. Tarjouskilpailun voittajasta päätetään 11.12.2023 ja osallistujille ilmoitetaan sähköpostilla tarjouskilpailun tuloksesta.