Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin seudun pyöräilijät ry (Y-tunnus: 2142111-1)
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
hepo.fi
info@hepo.fi

2. YHTEISREKISTERINPITÄJÄ

Ei yhteisrekisterinpitäjää.

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Timo Hast
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
Puh. +358 50 517 8736
info@hepo.fi

4. REKISTERIN NIMI

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Jäsenrekisteri, Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Tapahtumatuotannon rekisteri, Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Markkinointi ja vaikuttaminen ja Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Yhdistyshallinto

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTEET

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste on sopimus jäsenyydestä, Yhdistyslain 11§ mukaisesti jäsenrekisterin ylläpito. Henkilötietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten jäsenmaksun maksamiseen sekä jäsenyyteen liittyvään viestintään sekä tilastointiin. Yhdistys käyttää tilastoja avustusten hakemiseen sekä yhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Tilastoinnin osalta tieto käsitellään sellaiseen muotoon, että yksilöä ei voi tunnistaa. Kun tiedon perusteella ei voi yksilöä enää tunnistaa, tilastotietoa ei katsota enää henkilötiedoksi.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Tapahtumatuotannon rekisteri

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n toimintasuunnitelman mukaiseen tai yhdistyksen hallituksen muutoin päättämään toimintaan ja tapahtumiin osallistuminen, tapahtumasta viestiminen osallistujan kanssa ja silloin kun on kyse tietyn ja rajatun vakuutuksen piirissä olevasta tapahtumasta, mahdollisen vakuutusturvan ulottaminen joko Helsingin seudun pyöräilijät ry:hyn tai osallistujaan itseensä sekä tilastointiin. Yhdistys käyttää tilastoja avustusten hakemiseen sekä yhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Tilastoinnin osalta tieto käsitellään sellaiseen muotoon, että yksilöä ei voi tunnistaa. Kun tiedon perusteella ei voi yksilöä enää tunnistaa, tilastotietoa ei katsota enää henkilötiedoksi.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Markkinointi ja vaikuttaminen

Oikeutettuun etuun perustuen vaikuttajanäkyvyyden mahdollistamiseen hepo.fi-sivustolla sekä viestintä vaikuttajien kanssa. Lisäksi, oikeutettuun etuun perustuen, rekisterinpitäjä markkinoi yhdistyksen toimintaa ja yhdistyksen strategian mukaisia teemoja sekä tekee jäsenhankintaa sosiaalisen median kanavissa, suoramarkkinoinnilla, yhdistyksen verkkosivustolla sekä tapahtumissa ja tuottaessaan palveluja.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Yhdistyshallinto

Henkilötiedon käsittelyn peruste on rekisteröidyn toiminta yhdistyksen hallituksessa tai vastavassa vapaaehtoisuuuteen perustuvassa luottamustoimessa yhdistyksen toiminnassa, yhdistystä koskevassa lainsäädännössä ja yhdistyksen säännöissä määrätyllä tavalla.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään. Rekisteriin kerätään myös tietojärjestelmien automaattisesti tuottamia tietoja, kuten lokitietoja ja tietoja maksuliikenteestä.

Jäsenrekisterissä rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika, sukupuoli ja kieli
• Jäsenyyden tyyppi
• Suostumus tiedotteiden vastaanottamiseen
• Laskutustapa
• Liittymisajankohta

Markkinointi, Tapahtumatuotanto ja Yhdistyshallinto, rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero

Vaikuttaminen, rekisteröidyn itsensä antamat tiedot tai julkisesta lähteestä peräisin olevat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Poliittinen puolue tai ryhmä

Tietojärjestelmien tuottamat ja muut kerättävät tiedot

• Jäsenmaksusuoritukset
• Verkkolaskutustiedot
• Kirjautumiseen ja tietojen muokkaamiseen liittyvät lokitiedot

7. TIETOTURVALLISUUS SEKÄ TIETOJEN SIJAINTI, LUOVUTTAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Rekisterien tietoja käsitellään luottamuksellisesti sähköisissä tietojärjestelmissä, jotka on pyritty suojaamaan tiedon menettämistä, muuttumista ja asiatonta käyttöä tai tiedon paljastumista vastaan. Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän nimeämät vastuuhenkilöt tai palveluntarjoajat, joilla on perusteltu tarve tai sopimukseen perustuva oikeus käsitellä tietoja heille annettujen tehtävien hoitamiseksi. Palveluntarjoajien sopimuksiin on sovellettu lainsäädännön edellyttämiä, EU:n tietosuojalainsäädäntöä vastaavan käsittelyn tason mekanismeja. Tietoja ei käsitellä laajamittaisesti manuaalisesti.

Jäsenrekisteri

Tietoja säilytetään sähköisessä Flomembers -jäsenrekisteripalvelussa. Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan pysyvästi viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun jäsenyys on päättynyt tai yhdistyksen tarve käsitellä henkilötietoja esimerkiksi rekisterinpitäjän edun turvaamiseksi on päättynyt.

Markkinointi ja vaikuttaminen, Tapahtumatuotanto ja Yhdistyshallinto

Tietoja säilytetään yhdistyksen kulloinkin käyttämissä virtuaalisen yhdessä työskentelyn mahdollisiksi tekevissä sähköisissä palveluissa sekä yhdistyksen julkisella verkkosivustolla. Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan pysyvästi viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun rekisteröity on pyytänyt henkilötietojen käytön lopettamista, kun tapahtuma on päättynyt tai yhdistyksen tarve käsitellä henkilötietoja esimerkiksi rekisterinpitäjän edun turvaamiseksi on päättynyt.

Evästeiden käyttö yhdistyksen julkisella verkkosivustolla

Osana verkkosivuston hepo.fi toimintaa, Helsingin seudun pyöräilijät käyttää vain välttämättömiä evästeitä verkkosivuston teknisen toiminnan ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä mittaa verkkosivuston käyttöastetta keräämällä tiedot hepo.fi -sivustolla vierailuista.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöstä antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Voit myös esittää meille käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö yhdistys sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta. Voit myös esittää pyynnön päästä tietoihisi olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa. Voit myös itse tarkastella jäsenrekisterissä olevia tietoja suoraan kirjautumalla jäsenrekisteriin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit oikaista tiedot seuraavasti:

• Jäsentietojen osalta voit kirjautua jäsenrekisteriin ja päivittää tiedot itse 
• Muiden kuin jäsenrekisterissä olevien tietojen osalta voit esittää meille oikaisupyynnön olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Voit rajoittaa henkilötietojen käsittelyä kokonaan tai osittain. Kun rajoitat henkilötietojesi käsittelyn kokonaan, tällöin poistamme henkilötietosi kaikista tässä mainituista rekistereistä. Henkilötietojen käsittelyn lopettaminen kuitenkin saattaa esimerkiksi tarkoittaa, että samalla yhdistys ei voi jatkaa jäsenyyttäsi yhdistyksessä tai että et voi toimia yhdistyksen luottamustehtävässä, mikäli olet esimerkiksi ollut jäsen tai toiminut yhdistyksen luottamustehtävissä ennen rajoittamispyyntöä. Mainitsethan tästä syystä rajoituspyynnön yhteydessä tarkemmin, mitä henkilötietojen käsittelyä haluat rajoittaa. Voit esittää meille rajoituspyynnön olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa.