Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin seudun pyöräilijät ry (Y-tunnus: 2142111-1)
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
hepo.fi
info@hepo.fi

2. YHTEISREKISTERINPITÄJÄ

Ei yhteisrekisterinpitäjää.

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Malm Nordlund
c/o Helsingin seudun pyöräilijät ry
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
info@hepo.fi

4. REKISTERIN NIMI

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Jäsenrekisteri, Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Tapahtumatuotannon rekisteri, Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Markkinointi ja vaikuttaminen ja Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Yhdistyshallinto

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTEET

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste on sopimus jäsenyydestä, Yhdistyslain 11§ mukaisesti jäsenrekisterin ylläpito. Henkilötietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten jäsenmaksun maksamiseen sekä jäsenyyteen liittyvään viestintään sekä tilastointiin. Yhdistys käyttää tilastoja avustusten hakemiseen sekä yhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Tilastoinnin osalta tieto käsitellään sellaiseen muotoon, että yksilöä ei voi tunnistaa. Kun tiedon perusteella ei voi yksilöä enää tunnistaa, tilastotietoa ei katsota enää henkilötiedoksi.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Tapahtumatuotannon rekisteri

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n toimintasuunnitelman mukaiseen tai yhdistyksen hallituksen muutoin päättämään toimintaan ja tapahtumiin osallistuminen, tapahtumasta viestiminen osallistujan kanssa ja silloin kun on kyse tietyn ja rajatun vakuutuksen piirissä olevasta tapahtumasta, mahdollisen vakuutusturvan ulottaminen joko Helsingin seudun pyöräilijät ry:hyn tai osallistujaan itseensä sekä tilastointiin. Yhdistys käyttää tilastoja avustusten hakemiseen sekä yhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Tilastoinnin osalta tieto käsitellään sellaiseen muotoon, että yksilöä ei voi tunnistaa. Kun tiedon perusteella ei voi yksilöä enää tunnistaa, tilastotietoa ei katsota enää henkilötiedoksi.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Markkinointi ja vaikuttaminen

Oikeutettuun etuun perustuen vaikuttajanäkyvyyden mahdollistamiseen hepo.fi-sivustolla sekä viestintä vaikuttajien kanssa. Lisäksi, oikeutettuun etuun perustuen, rekisterinpitäjä markkinoi yhdistyksen toimintaa ja yhdistyksen strategian mukaisia teemoja sekä tekee jäsenhankintaa sosiaalisen median kanavissa, suoramarkkinoinnilla, yhdistyksen verkkosivustolla sekä tapahtumissa ja tuottaessaan palveluja.

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Yhdistyshallinto

Henkilötiedon käsittelyn peruste on rekisteröidyn toiminta yhdistyksen hallituksessa tai vastavassa vapaaehtoisuuteen perustuvassa luottamustoimessa yhdistyksen toiminnassa, yhdistystä koskevassa lainsäädännössä ja yhdistyksen säännöissä määrätyllä tavalla.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään. Rekisteriin kerätään myös tietojärjestelmien automaattisesti tuottamia tietoja, kuten lokitietoja ja tietoja maksuliikenteestä.

Jäsenrekisterissä rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika, sukupuoli ja kieli
• Jäsenyyden tyyppi
• Suostumus tiedotteiden vastaanottamiseen
• Laskutustapa
• Liittymisajankohta

Markkinointi, Tapahtumatuotanto ja Yhdistyshallinto, rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero

Vaikuttaminen, rekisteröidyn itsensä antamat tiedot tai julkisesta lähteestä peräisin olevat tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Poliittinen puolue tai ryhmä

Tietojärjestelmien tuottamat ja muut kerättävät tiedot

• Jäsenmaksusuoritukset
• Verkkolaskutustiedot
• Kirjautumiseen ja tietojen muokkaamiseen liittyvät lokitiedot

7. TIETOTURVALLISUUS SEKÄ TIETOJEN SIJAINTI, LUOVUTTAMINEN JA SÄILYTTÄMINEN

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Rekisterien tietoja käsitellään luottamuksellisesti sähköisissä tietojärjestelmissä, jotka on pyritty suojaamaan tiedon menettämistä, muuttumista ja asiatonta käyttöä tai tiedon paljastumista vastaan. Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän nimeämät vastuuhenkilöt tai palveluntarjoajat, joilla on perusteltu tarve tai sopimukseen perustuva oikeus käsitellä tietoja heille annettujen tehtävien hoitamiseksi. Palveluntarjoajien sopimuksiin on sovellettu lainsäädännön edellyttämiä, EU:n tietosuojalainsäädäntöä vastaavan käsittelyn tason mekanismeja. Tietoja ei käsitellä laajamittaisesti manuaalisesti.

Jäsenrekisteri

Tietoja säilytetään sähköisessä Flomembers -jäsenrekisteripalvelussa. Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan pysyvästi viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun jäsenyys on päättynyt tai yhdistyksen tarve käsitellä henkilötietoja esimerkiksi rekisterinpitäjän edun turvaamiseksi on päättynyt.

Markkinointi ja vaikuttaminen, Tapahtumatuotanto ja Yhdistyshallinto

Tietoja säilytetään yhdistyksen kulloinkin käyttämissä virtuaalisen yhdessä työskentelyn mahdollisiksi tekevissä sähköisissä palveluissa sekä yhdistyksen julkisella verkkosivustolla. Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan pysyvästi viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun rekisteröity on pyytänyt henkilötietojen käytön lopettamista, kun tapahtuma on päättynyt tai yhdistyksen tarve käsitellä henkilötietoja esimerkiksi rekisterinpitäjän edun turvaamiseksi on päättynyt.

Evästeiden käyttö yhdistyksen julkisella verkkosivustolla

Osana verkkosivuston hepo.fi toimintaa, Helsingin seudun pyöräilijät käyttää vain välttämättömiä evästeitä verkkosivuston teknisen toiminnan ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä mittaa verkkosivuston käyttöastetta keräämällä tiedot hepo.fi -sivustolla vierailuista.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi. Pyrimme tällä kuvauksella tietosuojakäytännöstä antamaan kattavan kuvan henkilötietojen käsittelystä toiminnassamme. Voit myös esittää meille käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö yhdistys sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta. Voit myös esittää pyynnön päästä tietoihisi olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa. Voit myös itse tarkastella jäsenrekisterissä olevia tietoja suoraan kirjautumalla jäsenrekisteriin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit oikaista tiedot seuraavasti:

• Jäsentietojen osalta voit kirjautua jäsenrekisteriin ja päivittää tiedot itse 
• Muiden kuin jäsenrekisterissä olevien tietojen osalta voit esittää meille oikaisupyynnön olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä. Voit rajoittaa henkilötietojen käsittelyä kokonaan tai osittain. Kun rajoitat henkilötietojesi käsittelyn kokonaan, tällöin poistamme henkilötietosi kaikista tässä mainituista rekistereistä. Henkilötietojen käsittelyn lopettaminen kuitenkin saattaa esimerkiksi tarkoittaa, että samalla yhdistys ei voi jatkaa jäsenyyttäsi yhdistyksessä tai että et voi toimia yhdistyksen luottamustehtävässä, mikäli olet esimerkiksi ollut jäsen tai toiminut yhdistyksen luottamustehtävissä ennen rajoittamispyyntöä. Mainitsethan tästä syystä rajoituspyynnön yhteydessä tarkemmin, mitä henkilötietojen käsittelyä haluat rajoittaa. Voit esittää meille rajoituspyynnön olemalla yhteydessä yhteyshenkilöön rekistereitä koskevissa asioissa.

Tietosuojaseloste
Palvelutuotannon rekisteri

1. REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin seudun pyöräilijät ry (Y-tunnus: 2142111-1)
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
hepo.fi
info@hepo.fi

2. YHTEISREKISTERINPITÄJÄ

Yhteisrekisterinpitäjänä Talviagentti 2025-2026 -projektissa Helsingin kaupungin toimiessa tilaajana ja vakuutusturvan antajana:

Helsingin kaupunki (Y-tunnus 0201256-6)
Tietosuojavastaava
Kaupunginkanslia
Hallinto-osasto
PL 1
00099 Helsingin kaupunki
tietosuoja@hel.fi
09 310 1691 (puhelinvaihde)

Yhteisrekisterinpitäjänä pyöräilykoulutuksissa Pyöräliiton toimiessa vakuutusturvan antajana:
Pyöräliitto ry (Y-tunnus 2662156-9/Rnro 213.568)
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki
pyoraliitto.fi
info@pyoraliitto.fi

3. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Malm Nordlund
c/o Helsingin seudun pyöräilijät ry
Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki

Toiminnanjohtaja Henni Ahvenlampi
puh. +358 41 3191 002
info@hepo.fi

4. REKISTERIN NIMI

Helsingin seudun pyöräilijät ry:n Palvelutuotannon rekisteri

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLISET PERUSTEET

Henkilötiedon käsittelyn peruste on palvelusopimus rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä sekä sopimus rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä. Palvelun tuottamisessa yhdistykselle saattaa syntyä myös oikeutettu etu henkilötiedon käsittelyyn markkinoinnin, muiden etujen ja pyöräilyyn liittyvän hyödyllisen tiedon antamiseksi rekisteröidylle.

Yhdistys tuottaa palveluja julkishallinnon toimijoille kuten pääkaupunkiseudun kunnille, julkisyhteisöille ja yrityksille. Palvelut ovat pyöräilyyn ja kaupunkiympäristön käyttöön tai julkishallinnon omaan toimintaan liittyvää joukkoistettua tiedonkeruuta, koulutuksia tai yleisötapahtumia, jotka toteuttavat yhdistyksen sääntöjen ja strategian mukaista toimintaa tai tukevat yhdistyksen toimintavarojen keruuta. Yhdistys kerää rekisteröidyltä itseltään ne henkilötiedot, jotka tarvitaan tapahtumaan tai palveluun osallistumiseen yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen silloin, kun yhdistys tai palvelun tilaaja haluavat esimerkiksi  mahdollistaa rekisteröidyn turvallisen osallistumisen tai kun yhdistys tai palvelun tilaaja haluavat tarjota rekisteröidylle jonkin edun, jota ilman rekisteröity ei voi osallistua, koska yhdistys tai yhdistyksen toimeksiantajat eli tilaajat eivät pysty ulottamaan palveluun tai tapahtumaan liittyvää vakuutussuojaa tai muuta etuutta rekisteröityyn ilman tämän henkilötietojen käsittelyä.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään.

Rekisteröidyn itsensä antamat tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Paikkakunta
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite, jota käytetään Hepon sisäisesti myös tunnisteena
• Suostumus palveluun liittyvien välttämättömien tiedotteiden vastaanottamiseen

Tietojärjestelmien tuottamat ja muut kerättävät tiedot

• Ilmoittautumisajankohta
• Ilmoittautumiseen liittyvät tekniset lokitiedot

7. TIETOTURVALLISUUS SEKÄ TIETOJEN SIJAINTI JA SÄILYTTÄMINEN

Rekisterin piiriin kuuluvissa tietojärjestelmissä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti luvattomalta pääsyltä ja käytöltä. Henkilötietojen saatavilla olo on myös turvattu. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan yhdistyksen nimeämät vastuuhenkilöt, joilla on perusteltu tarve käsitellä tietoja heille annettujen tehtävien hoitamiseksi. Tiedot säilytetään EU:n alueella. Rekisterinpitäjä käyttää käsittelijöitä, joilla on voimassa oleva ISO 27001-sertifiointi ja käsittelijä pystyy esittämään SOC 2- ja SOC 3 -raportit.

Rekisterinpitäjän tarve käsitellä henkilötietoa päättyy heti, kun palvelu on päättynyt.  Palvelun päätyttyä käsittelijä poistaa pysyvästi rekisterinpitäjän luovuttaman henkilötiedon, kuitenkin viimeistään 90 päivän kuluttua. Yhdistys ja palvelujen tilaajat noudattavat tästä huolimatta myös muita lain tai sopimuksen edellyttämiä aikajaksoja, jotka saattavat poiketa pituudeltaan tässä kerrotusta, esimerkiksi kirjanpidossa ja laskutuksessa. Laskutuksen ja palvelusopimuksen piirissä olevista tiedoista erotetaan se tieto, jota ei voida pitää henkilötietona ja jonka joku osapuoli katsoo kuuluvan liikesalaisuuden piiriin tai on muutoin luottamuksellista.

Mikäli rekisteröity on kieltänyt henkilötiedon käsittelyn oikeutetun edun perusteella, tällöin rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot viipymättä, kun henkilötiedon käsittelyyn ei ole enää perustetta lain tai sopimuksen perusteella. 

Mikään edellä mainitusta ei estä rekisterinpitäjää muodostamasta tilastoa ja loppuraporttia, jonka rekisterinpitäjä palveluntuottajana on velvollinen toimittamaan palvelun tilaajalle palvelusopimuksen nojalla eikä käsittelemästä rekisteröidyn henkilötietoa rekisterinpitäjän etujen turvaamiseksi oikeudessa.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Lakiin, asetukseen ja viranomaisohjeeseen perustuvat tietojen luovutukset.

Talviagenttiprojektiin osallistuvien sähköpostiosoitteet ja agenttinumerot luovutetaan projektista vastuussa olevalle WSP Finland Oy:lle.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tarkastaa, pyytää korjaamaan ja pyytää poistamaan itseään koskevat tiedot sekä oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä.

Pyyntö on esitettävä niin että rekisterinpitäjä pystyy sopimaan rekisteröidyn kanssa tietojen käsittelytavasta lain mukaisen pyynnön loppuun saakka saattamiseksi. Rekisterinpitäjän tulee kyetä varmistamaan pyytäjän ja rekisteröidyn henkilöllisyys,  pystyä varmistamaan, että pyytäjä on itse rekisteröity, jota pyyntö koskee ja että rekisterinpitäjä pystyy viestimään pyynnöstä rekisteröidyn kanssa suoraan. Pyynnössä tulee esittää nimi, täydelliset osoitetiedot sekä sähköpostiosoite tai puhelinnumero.

Rekisteröidyllä on oikeus päivittää omia tietojaan olemalla yhteydessä palvelun järjestäjään tai tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön ja ilmoittamalla päivitettävät tiedot. Tietoja ei päivitetä, mikäli rekisterinpitäjä on jo poistanut tiedot. Katso kappale 7.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle olemalla yhteydessä palvelun järjestäjään tai tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön ja  ilmoittamalla siirrettävät tiedot. Tiedot toimitetaan koneluettavassa muodossa, jonka rekisterinpitäjä päättää. Tietoja ei luovuteta, mikäli rekisterinpitäjä on jo poistanut tiedot. Katso kappale 7.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä. Poistopyyntö tehdään olemalla yhteydessä palvelun järjestäjään ja ilmoittamalla poistettavat tiedot. Tietoja ei poisteta, mikäli rekisterinpitäjä on jo poistanut tiedot. Katso kappale 7. Mikäli rekisteröity haluaa poistaa henkilötietonsa kokonaan rekisteristä silloin kun rekisteröity käyttää tuotettua palvelua, rekisteröity ei enää voi käyttää palvelua lainkaan, koska rekisterinpitäjä ei voi enää ulottaa vakuutusturvaa, muuta etua tai viestintää, joka on palvelun käytön edellytys, itse rekisteröityyn. 

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötiedon käsittelyä sen estämättä palvelun käyttöä.